KYLÄTAPAHTUMAN SUUNNITTELUPALAVERI /MUISTIO

KYLÄTAPAHTUMAN SUUNNITTELUPALAVERI /MUISTIO
05.05.2011 KLO 18.00- 20.15
Rahulan koulu

Osallistujat:

Yrittäjät:
Jussi Saarinen
Keijo Massinen
Tarja Massinen
Tero Puikkonen

Koulu ja oppilaskunta:
Eija Häkkinen
Katariina Vilén
Tomi Ukkonen

Neuvottelukunta ja ITU
Kirsi Torkkeli
Aki Hyötyläinen
Pauliina Parkkinen
Riikka Parkkinen

NoNs, ikäihmisten edustaja ja nuorison edustaja
Lotta Loponen

Metsästysseurat ( Erä Ässät)
Risto Valjakka

Lähetyspiirit (Kuvaalan lähetyspiiri ja Rahulan lähetyspiiri)
Helvi Mäkilä, Rahulan lähetyspiiri (ompeluseura)

Rahulan seudun maa-ja kotitalousseura ry
Marjukka Lautiainen


1. Tapahtuman nimi muutettiin RAHULA RULES- kesätapahtumaksi



2. RAHULA RULES- KYLÄTAPAHTUMAN OHJELMAVASTUUT


KOULU JA OPPILASTOIMIKUNTA:
Oppilaiden ohjelmia ennen teatteriesitystä sekä stipendien ja hymytyttöjen ja –poikien jakaminen.
Ruokaliput/passit oppilaille (Merja Vaittinen)
frisbee-golf niityllä
Pihaleikkejä
Tilojen koristelua
Oppilaskunnan kirpputoripöytä (Oppilaskunta)

NoNS:
Teatteriesitys; Vaahteramäen Eemeli (kaksi näytöstä; ensimmäinen huoltajille ja toinen muille) Sali on varattu 18.5.2011 näytelmäharjoituksille.
Jazz-bändi salissa (Juho Valjakka)
Duetto-esitys salissa (Lotta Loponen & Anna Pulkkinen) Säestäjä maksaa muutaman kympin.
Parkkeerauksen ohjaus /järjestyksen valvonta
Meidän kylä-valokuvanäyttely
Kulttuurikohdeavustuksen anominen
Sportti-vaunun hankkiminen ESLi:ltä tapahtumaan
Nuoriso-stipendi

LÄHETYSPIIRIT:
Käsitöitä myyntiin lähetystyön hyväksi
SLS-n toiminnan esittelyä; maaseurakunnan nimikkolähetit ja –kohteet (Katariina Pulkkinen)
Arpajaiset

NEUVOTTELUKUNTA:
kirpputori kentällä, sateen sattuessa sisällä
mainonta, ilmoittelu
letunpaisto Kuka?
Koulu/kylä - kilpailu (Kirsi Torkkeli)
ilmapallot ja palkinnot (tilattu)
Ensiapupisteellä Anne Jukka Loponen sekä Marketta Montonen.

ITU:
kahvio eskarin tiloissa (jatkuu ulkona teltassa) Tarjoilu?
käristemakkaran myyntiä


YRITTÄJÄT:
Yrittäjäluokka
Yritysluettelo (Tero Puikkonen) Pauliina soittelee yrittäjille.
pp-esitys alueen yrityksistä (Jussi Saarinen)
arpajaiset
rahankeräys (kylätapahtuman kuluihin)

METSÄSTÄJÄT:
Eräpolku (sisältäen koirarotuesittelyn, laser-ammuntaa yms.) lähtee nuotiopaikalta.

OMPPU:
Ryhmäpäiväkoti Ompun toiminnan esittelyä
valokuvia
lasten töitä näytteille

OLOKORJAAMO:
parkkipaikat tapahtuman käyttöön


RAHULAN SEUDUN MAA- JA KOTITALOUSSEURA
leivonnaisia myyntiin
ternimaitoa
ruisleipää
kuivakakkuja
Talutusratsastusta Hikikololle.


NOROLAN METSÄSTYSSEURAN NAISJAOSTO
lohikeitto/ Tero varaa rasioita.



2. MITÄ SAATU SELVILLE VIIME KOKOUKSEN JÄLKEEN JA UUTTA TYÖNJAKOA:

Tero Puikkonen ja Jussi Saarinen
Saamme laittaa mainoksen Heikin aitan seinään.
Tero selvitti seinämainoksen kustannuksia. Neliöhinta on n. 35€.
Länsi-Savon kesäkiertueen mukaantulo ei onnistu.
Selvitti 30.5. julkaistavan Länsi-Savon ilmoituskustannusta. Menee pienelläkin varoitusajalla, ja maksaa n. 216 euroa.
Kyselee maaseutulautakunnalta kohdeavustusta tapahtumaan.
Laittaa Katariinalle seinämainoksen tekijän yhteystiedot.

Keijo Massinen
Näytelmän lavastukset saa pystyttää saliin jo ke 18.5. jotta esitystä päästään harjoittelemaan kunnolla.

Aki Hyötyläinen
Miettii olisiko kahviossa myös myytävänä jotakin suolaista, keksiä yms.
Nuotiopaikka valmistuu rantaan.

Kirsi Torkkeli
Valmistaa pp-pohjaisen Rahula-visan ulkokahvilaan. Kysymyksiä ei ole tullut, mutta Kirsi tekee itse puuttuvat kysymykset.
Seuraava neuvottelukunnan kokous pidetään ti 10.5. klo 18.00. Kokouksessa hiotaan mainontaa ja kirpputorin pyörittämistä.
Katariina pyytää kokoukseen Tuula Valjakan.
Kirsi otti valokuvia mahdollista lehtijuttua varten.

Pauliina Parkkinen
Pauliina on tehnyt ilmapallotilauksen.
Pauliina ottaa vastaan kirpputorin pöytävaraukset, sekä yrittäjien osallistumisilmoitukset yrittäjäluokkaan.
Pauliina soittelee yrittäjille, josko haluaisivat osallistua luetteloon yms.

Marjukka Lautiainen
Lare on lupautunut viralliseksi järjestyksenvalvojaksi
Marjukka kertoi, että olisi tarjolla talutusratsastusta. Päätimme ottaa sen mukaan. Paikkana olisi ranta – Hikikolon välinen polku.
Kyselee lohikeiton hinnan oppilaille.

Lotta Loponen
Juho Valjakan bändin maksaa 120€ x 3= 360€
Myös duettolauluesitys toteutuu ja samoin pianosäestys järjestyy. (Anna Pulkkinen, Lotta Loponen ja Katariina Pulkkinen?). Korvaus on muutama kymppi..
Anne ja Jukka ovat lupautuneet ensiapupisteelle, samoin kuin Marketta Montonen


Risto Valjakka

Lähtö siirtyi rantaan. Polun alku täytyy katsoa uudelleen talutusratsastuksen vuoksi. Polku alkaa klo 10.30.

Helvi Mäkilä
Katariina Pulkkinen voi olla yhteyksissä Eeva Hämäläiseen.

Katariina Vilén
Ilmoittaa Rahula-salin takana oleville naapureille tapahtumasta.
Tekee ILMOITUKSEN yleisötilaisuuden järjestämisestä Poliisille.
Ilmoittaa tilapäisen opasteen ely-keskukseen (www.ely-keskus.fi/liikenne.
Ottaa yhteyttä Tuulaan ja kertoo seinämainoksen lähetystiedot.
Pyytää Tuulan neuvottelukunnan kokoukseen ti 10.5.
Tekee tapahtumalle uudet nettisivut, jotta nettiosite olisi helpompi muistaa.
Ottaa yhteyttä Veikko Häkkiseen. Haluaisiko hän esitellä kalustoaan?
Kysyy, löytyisikö miesten jumpasta järjestyksenvalvojia tai liikenteenohjaajia.
Tekee laskun Paula Sihvoselle syömättömästä kouluruoasta 21.4.

4. Talous
TULOT: neuvottelukunnan kokouspalkkiot 800€
koulun panostus n. 500€
yrittäjiltä saadut lahjoitukset 800€
avustukset (kulttuuritoimi ja kylätoimikunnat) 450€ ?Lotta kysyy päätöksenteon aikataulua ja
Tero maaseutulautakunnan avustusta.
koululaisten ruokaraha 109€
kirppisvuokrarahat 100€

MENOT: lehtimainonta 220€
5-tien varteen laitettava seinämainos 200€
painaminen (yrittäjäesitteet)
oppilaiden ruokailu ?
ilmapallot 587,45 €
bändi 360€
säestys+ Anna Pulkkinen muutama kymppi


MAINONNAN AIKATAULU:
13.5 seinämainos Olokorjaamolle
10.5. pohja muokkauksessa (neuvottelukunnan kokous)
20.5. postilaatikkomainokset, seinämainokset
23.5. Lehdistö suunnittelukokoukseen (juttu)
25.5. Lehtiin mainokset (L-S 30.5.)
27.5. menovinkit radioon ja lehteen



5. Seuraava kokoontuminen on ma 23.5. klo 18.00
Tervetuloa!

PS. Laittakaa sähköpostia, jos unohdin jotakin tai muistin väärin. Kiitos!
Näkemisiin,

Katariina Vilén
Rahulan koulun rehtori
uusi työpuhelin: 050- 311 7454
katariina.vilen@mikkeli.fi